社員による Dropbox 活用法：アメリアの場合

Dropbox 社員が、友人や家族とのやり取りや引っ越し、とびきり楽しい計画作りなど、プライベートで Dropbox を活用しているという話を聞いたことがあるかもしれません。プログラムマネージャーを務めるアメリアもまた、チームが Dropbox Capture を使って仕事を効率化していると言います。

バーチャルファーストとなった今、多くのミーティングが設定され、1 週間のうちでも社内外の関係者と意思決定を行うミーティングが多数行われています。そんな中、Dropbox Capture を使うと、より効率的で人間味のあるコミュニケーションが可能になります。

私たちのチームでは、ディスカッションや意思決定を行うミーティングに集中的に取り組むために、Dropbox Capture を活用しています。職務の枠を超えた大規模なミーティングを何度か開催したのですが、そこでは Dropbox Capture を使ってミーティングの議題を「オフライン」と「ライブ」の 2 種類に分けることにしました。オフラインの議題では、各プロジェクトリーダーに短い Dropbox Capture 動画を録画するよう依頼して、プロジェクトの最新状況について説明してもらいました。これが、ミーティングの事前資料となります。ライブの議題では、ディスカッションや意思決定、そしてリアルタイムでの意見交換や討論が必要なトピックを取り上げます。また、Dropbox Capture による進捗説明について、ディスカッションする時間も残しておきます。こうした取り組みによって、ライブでのディスカッショントピックに効率的に時間を使えるようになりました。結果として、ミーティングの頻度を減らすことにも成功しました。

また、Dropbox Capture を使い始めてからは、ミーティングをキャンセルすることに抵抗感がなくなりました。以前に幹部クラスのミーティングを何度かキャンセルしたことがありますが、とても好意的な反応が返ってきました。ミーティングを開催する際には、一定以上の進捗報告やディスカッショントピックがあるかを確認します。特にない場合は、関係者にも確認してミーティングで取り上げたいテーマがないかを尋ねます。彼らも特にテーマがないという場合には、ミーティングをキャンセルし、代わりに Dropbox Capture を使った非同期型コミュニケーションで進捗説明を録画して関係者に送信するのです。つまり、5 分間の進捗説明を作ることで、ミーティングに参加する予定だった人たちは 30 分の時間を確保して、他の業務に取り組めます。適切な成果を出せるミーティングの活用方法を意識すること、そして全員の時間を意識的に使うことは、働き方を大きく変える鍵となっています。

また、Dropbox Capture は社内コミュニケーションの手段にもなっています。成功事例や情報の共有、1 週間のまとめを報告しながら、うまくいったものを取り入れるようにしています。全体として、Dropbox Capture によって働き方が大きく変わり、新しいことにも挑戦できるようになりました。

非同期型コミュニケーションで状況を報告できる場合に、そのミーティングをキャンセルするという考え方に賛成です。30 分のミーティングが 5 分の状況報告で済ませられるのであれば、残りの 25 分で仕事を進めることも、チームメンバーの状況を把握することもできるのです 😁

皆さんもぜひ、Dropbox Capture を使ってみませんか？

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